Agilize seu fluxo de trabalho

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O que preparamos para você hoje:

• Agilize seu fluxo de trabalho: dicas para gerenciar vários projetos e cumprir prazos.

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Bom dia! Ser arquiteto ou profissional de construção pode ser um verdadeiro malabarismo. Entre vários projetos e prazos apertados, é fácil sentir que está constantemente girando os pratos.

Mas não se preocupe, nós protegemos você!

Para ajudar a agilizar seu fluxo de trabalho e manter tudo organizado, é crucial ter as ferramentas e os sistemas certos.

E uma das tecnologias que podem fazer uma grande diferença é o uso de um simples software de gerenciamento de projetos. São vários e com planos gratuitos bem completos que permitem você testar e achar a que combina melhor com seu estilo.

Asana.com, Trello.com ou Monday.com, são ferramentas que permitem você criar e atribuir tarefas, acompanhar o progresso e colaborar com sua equipe.

De repente, esses prazos não parecerão tão assustadores e sua equipe estará na mesma página rapidamente.

Outra maneira de simplificar seu fluxo de trabalho e levar sua produtividade para o próximo nível é usando ferramentas de automação. Já conferiu o Zapier? Esta plataforma permite conectar diferentes aplicativos e automatizar tarefas repetitivas. Imagine poder configurar um "zap" que adiciona automaticamente novos assinantes de e-mail à sua lista de e-mail ou envia uma notificação para sua equipe quando um novo projeto é atribuído. Isso sim é uma economia de tempo!

A automação pode ajudá-lo a se concentrar nas tarefas mais importantes e liberar sua agenda para realizar ainda mais projetos.

Que tal experimentar e ver a mágica acontecer! Claro que vamos te ajudar com essa também.

Veja abaixo um exemplo e os passos de como você pode usar o Trello para um projeto de construção:

1. Configure um novo quadro no Trello para o seu projeto e convide os membros da sua equipe para participar.

2. Crie uma lista para cada fase do projeto, como "Tipo de Projeto", "Terefa", "Descrição", "Data de Entrega", "Anexos" e "Checklist".

3. Adicione cartões a cada lista para cada tarefa que precisa ser concluída. Por exemplo, na lista "Tipo de Projeto", você pode ter cartões para "Criar planta baixa", "Selecionar acabamentos" e "Apresentar projeto ao cliente".

4. Use o campo de descrição em cada cartão para adicionar mais detalhes sobre a tarefa, como data de vencimento ou quaisquer materiais necessários.

5. Use o recurso "Checklist" em cada cartão para criar uma lista de sub tarefas ou itens que precisam ser concluídos como parte da tarefa principal.

6. Use o recurso "Anexo" para adicionar documentos, imagens ou outros arquivos relacionados à tarefa.

7. Use o recurso "Comentar" para se comunicar com sua equipe e acompanhar o progresso de cada tarefa.

8. Use o recurso "Rótulos" para categorizar tarefas por prioridade ou tipo (por exemplo, "alta prioridade", "design", "construção").

9. Você adicionar recursos inserindo "power-ups" como o "Calendário" para ver uma exibição de calendário de todas as tarefas e suas datas de vencimento.

Ufa! Parece muito mas prometo que é bem simple depois que tentar. Basta dedicar alguns minutos no começo do seu dia para configurar e organizar. Se quiser ir além, você pode criar uma integração com o Zapier, para automatizar determinadas tarefas. Por exemplo:

1. Configure um "zap" que envia um e-mail para um membro da equipe quando um novo cartão é adicionado à lista "Design". Isso pode servir como uma notificação de que uma nova tarefa foi atribuída.

2. Configure um "zap" que envia uma mensagem por e-mail para um membro da equipe quando um cartão é movido para a lista "Aprovação". Isso pode servir como um lembrete para revisar e aprovar o design.

3. Configure um "zap" que adiciona uma data de vencimento a um cartão quando ele é movido para a lista "Construção". Isso pode ajudá-lo a acompanhar o progresso de cada tarefa.

Espero que este exemplo lhe dê um pouco de inspiração sobre como você pode usar algumas das mais populares ferramentas disponíveis para agilizar seus projetos de construção e facilitar sua vida.

Nosso objetivo é tornar as coisas o mais suaves e sem estresse possível, então vá em frente e experimente essas ferramentas.

E lembre-se, mesmo os projetos mais complexos podem ser executados com as ferramentas certas e um pouco de esforço.

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